Verhinderung von Datenverlusten

Organisationen sind auf Informationen angewiesen, um Kunden zu betreuen, Beschäftigte zu verwalten, Produkte zu entwickeln, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten und wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen. Zu diesen Informationen können personenbezogene Daten, Finanzunterlagen, Verträge, geistiges Eigentum, technische Dokumente, Geschäftspläne und weitere vertrauliche Inhalte gehören.

Sensible Daten können die Organisation auf unterschiedliche Weise verlassen. Beschäftigte können eine E-Mail an den falschen Empfänger senden, ein Dokument mit zu weitreichenden Berechtigungen freigeben, Informationen in einen nicht genehmigten Cloud-Dienst hochladen oder Dateien auf ein privates Gerät kopieren. Daten können auch vorsätzlich entwendet, über ein kompromittiertes Benutzerkonto abgerufen oder offengelegt werden, weil bestehende Kontrollen nicht ordnungsgemäß angewendet wurden.

Data Loss Prevention, kurz DLP, hilft Ihnen zu verstehen, wie sensible Informationen verwendet werden, und das Risiko einer unangemessenen Offenlegung, Übertragung oder Nutzung zu reduzieren. Bei CA unterstützen wir Organisationen bei der Entwicklung praxisnaher DLP-Programme, die wichtige Daten schützen und gleichzeitig ein effizientes Arbeiten ermöglichen.

Warum das wichtig ist

Nicht jeder Datenverlust beginnt mit einem hoch entwickelten Cyberangriff. Viele Vorfälle entstehen im Rahmen alltäglicher Geschäftsaktivitäten, etwa beim Versenden einer E-Mail, der Freigabe eines Dokuments, dem Herunterladen eines Berichts, dem Drucken einer Datei oder der Nutzung einer Online-Plattform für die Zusammenarbeit.
Die Herausforderung besteht darin, dass sich legitime Arbeitsabläufe und riskantes Verhalten teilweise stark ähneln können. Beschäftigte müssen Informationen austauschen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Gleichzeitig muss die Organisation erkennen können, wenn sensible Daten an die falsche Person weitergegeben, an einen nicht genehmigten Speicherort übertragen oder außerhalb ihres vorgesehenen Zwecks verwendet werden.
Ohne einen klaren DLP-Ansatz können Kontrollen entweder zu schwach sein, um wichtige Informationen wirksam zu schützen, oder zu restriktiv, um die tägliche Arbeit angemessen zu unterstützen.
Eine wirksame Data Loss Prevention hilft Ihnen dabei:

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Sensible Informationen zu schützen

Identifizieren und schützen Sie personenbezogene, finanzielle, geschäftliche, technische, regulierte und geschäftskritische Daten.

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Versehentliche Offenlegungen zu reduzieren

Verhindern Sie typische Fehler, beispielsweise den Versand von Informationen an falsche Empfänger, zu weitreichende Dateifreigaben oder das Hochladen von Daten in nicht genehmigte Dienste.

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Verdächtige Aktivitäten zu erkennen

Erkennen Sie ungewöhnliche Zugriffe sowie das auffällige Kopieren, Herunterladen, Drucken, Freigeben oder Übertragen sensibler Informationen.

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Die Einhaltung regulatorischer Anforderungen zu unterstützen

Wenden Sie angemessene Kontrollen auf Informationen an, die gesetzlichen, regulatorischen, vertraglichen oder branchenspezifischen Anforderungen unterliegen.

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Sichere Arbeitsweisen zu ermöglichen

Ermöglichen Sie Beschäftigten die Nutzung von E-Mail, Cloud-Diensten, Kollaborationsplattformen, mobilen Geräten und genehmigten Anwendungen, während ein angemessenes Schutzniveau aufrechterhalten wird.

Unser Ansatz

Wir entwickeln DLP-Prozesse auf Grundlage der Informationen, die Ihre Organisation schützen muss, und der tatsächlichen Arbeitsweisen Ihrer Beschäftigten.
Unser Ziel besteht nicht darin, jede Datenübertragung zu blockieren oder unnötige Warnungen zu erzeugen. Wir konzentrieren uns auf angemessene Kontrollen, die Risiken reduzieren und gleichzeitig legitime Geschäftsaktivitäten ermöglichen.

Ihre Daten und Geschäftsprozesse verstehen

Zu Beginn identifizieren wir die Informationen, die für Ihre Organisation besonders wichtig sind. Dazu können Kundendaten, Mitarbeiterinformationen, Zahlungsdaten, Verträge, geistiges Eigentum, Quellcode, strategische Dokumente oder vertrauliche Kommunikation gehören.
Anschließend untersuchen wir, wie sich diese Informationen innerhalb der Organisation bewegen. Wo werden sie erstellt und gespeichert? Wer benötigt Zugriff darauf? Wie werden sie intern und extern weitergegeben? Welche Systeme, Geräte, Anwendungen und externen Dienstleister sind daran beteiligt?
Wir berücksichtigen außerdem den Zweck jedes Informationsflusses. Eine Übertragung, die für eine Abteilung ungewöhnlich erscheint, kann ein unverzichtbarer Bestandteil der täglichen Arbeit eines anderen Teams sein.
Das Verständnis dieser Unterschiede ist entscheidend. Eine Kontrolle, die aus technischer Perspektive sinnvoll erscheint, kann einen kritischen Geschäftsprozess beeinträchtigen, wenn sie nicht berücksichtigt, wie Beschäftigte, Kunden und Lieferanten in der Praxis arbeiten.

Risiken und mögliche Schwachstellen für Datenverluste identifizieren

Wir bewerten, an welchen Stellen sensible Informationen über E-Mail, Cloud-Speicher, Kollaborationsplattformen, Geschäftsanwendungen, Web-Uploads, Wechseldatenträger, Druckvorgänge, Endgeräte, Werkzeuge der künstlichen Intelligenz oder externe Freigaben offengelegt werden könnten.
Dabei berücksichtigen wir sowohl versehentliche als auch vorsätzliche Handlungen. Dazu können folgende Situationen gehören:
- Informationen werden an einen falschen Empfänger gesendet
- Dokumente werden mit zu weitreichenden Berechtigungen freigegeben
- Dateien werden in eine nicht genehmigte Anwendung hochgeladen
- private E-Mail-Konten oder Speicherdienste werden für Geschäftsinformationen genutzt
- ungewöhnlich große Mengen sensibler Daten werden heruntergeladen
- Informationen werden vor dem Ausscheiden aus der Organisation kopiert
- auf Daten wird ohne berechtigten geschäftlichen Grund zugegriffen
- Dateien werden über ein kompromittiertes Benutzerkonto übertragen
- vertrauliche Informationen werden ohne Genehmigung gedruckt oder kopiert
- Daten werden ohne angemessene Freigabe an Lieferanten oder andere externe Parteien übertragen
Wir überprüfen außerdem frühere Vorfälle, Warnmeldungen, Ausnahmen sowie Situationen, in denen Daten beinahe verloren gegangen oder offengelegt worden wären. Diese Informationen liefern wertvolle Einblicke in Bereiche, in denen Daten uneinheitlich verarbeitet werden oder bestehende Kontrollen nicht wie vorgesehen funktionieren.
Die Ergebnisse helfen dabei, die wichtigsten Datenverlustszenarien zu identifizieren und festzulegen, in welchen Bereichen Verbesserungen priorisiert werden sollten.

Praxisnahe DLP-Richtlinien und Kontrollen definieren

Wir helfen Ihnen, DLP-Richtlinien zu entwickeln, die die Sensibilität der Informationen, den geschäftlichen Kontext, die Rolle des Benutzers, das Ziel der Übertragung und die verwendete Übertragungsmethode berücksichtigen.
Unterschiedliche Situationen können unterschiedliche Reaktionen erfordern. Bei einer Handlung mit geringem Risiko kann ein Hinweis ausreichen. Der Versuch, streng vertrauliche Informationen an eine private E-Mail-Adresse zu senden, sollte hingegen möglicherweise blockiert und eskaliert werden.
Zu den möglichen Kontrollen gehören:
- Warnung von Beschäftigten vor der Weitergabe sensibler Informationen
- verpflichtende Angabe einer geschäftlichen Begründung für bestimmte Handlungen
- Einschränkung von Übertragungen an private Benutzerkonten oder nicht genehmigte Dienste
- Blockierung bestimmter Kategorien sensibler Daten bei dem Versuch, diese aus der Organisation zu übertragen
- automatische Anwendung von Verschlüsselung oder anderen Schutzmaßnahmen
- Einschränkung der Nutzung von Wechseldatenträgern
- Verhinderung nicht genehmigter Druck- oder Kopiervorgänge
- Überwachung ungewöhnlicher Downloads oder umfangreicher Datenübertragungen
- Einschränkung des externen Zugriffs auf vertrauliche Dokumente
- Einführung zusätzlicher Kontrollen für Benutzer oder Prozesse mit erhöhtem Risiko
- Verwaltung berechtigter Ausnahmen über einen dokumentierten Genehmigungsprozess

Wir stellen sicher, dass die Richtlinien klar genug sind, um Informationen wirksam zu schützen, und gleichzeitig flexibel genug bleiben, um berechtigte geschäftliche Anforderungen zu unterstützen.

Kontrollen testen und schrittweise einführen

DLP-Kontrollen sollten nicht organisationsweit eingeführt werden, ohne zuvor zu prüfen, wie sie sich auf gewöhnliche Geschäftsaktivitäten auswirken.
In der Regel empfehlen wir, mit einer Überwachungs- und Testphase zu beginnen. Dadurch kann die Organisation Informationsflüsse beobachten, typische Aktivitäten von Beschäftigten identifizieren, Fehlalarme erkennen und die Richtlinien anpassen, bevor strengere Einschränkungen eingeführt werden.
Anschließend können die Kontrollen schrittweise umgesetzt werden. Dabei empfiehlt es sich, mit den Informationen, Systemen, Benutzern oder Geschäftsprozessen zu beginnen, die das höchste Risiko aufweisen.
Dieser stufenweise Ansatz reduziert Störungen und gibt den Beschäftigten Zeit, die neuen Anforderungen zu verstehen. Gleichzeitig können sich Datenschutz-, Sicherheits-, Rechts-, Compliance-, Personal- und Betriebsteams über Verantwortlichkeiten und Eskalationsverfahren abstimmen.
Bevor eine Kontrolle vollständig aktiviert wird, helfen wir Ihnen, wichtige praktische Fragen zu beantworten:
- Könnte diese Richtlinie einen wichtigen Geschäftsprozess beeinträchtigen?
- Erhalten Beschäftigte klare Anweisungen, wenn eine Handlung eingeschränkt wird?
- Steht eine sichere Alternative zur Verfügung?
- Können berechtigte Ausnahmen schnell genehmigt werden?
- Wer überprüft Warnmeldungen und trifft Eskalationsentscheidungen?
- Sind die Ergebnisse zuverlässig genug, um eine Untersuchung zu unterstützen?
Die Testphase trägt dazu bei, dass Kontrollen den Schutz tatsächlich verbessern, ohne unnötige Frustration zu verursachen oder Beschäftigte dazu zu bewegen, nach Möglichkeiten zur Umgehung der Maßnahmen zu suchen.

Prozesse für die Überprüfung von Warnmeldungen und die Reaktion auf Vorfälle einrichten

DLP-Technologien können Warnmeldungen erzeugen. Die Organisation benötigt jedoch weiterhin einen einheitlichen Prozess, um deren Bedeutung zu bewerten und angemessen darauf zu reagieren.
Eine Warnmeldung kann auf einen unbeabsichtigten Fehler, eine genehmigte Geschäftsaktivität, eine unzureichend konfigurierte Regel, ein kompromittiertes Benutzerkonto oder den vorsätzlichen Versuch hinweisen, vertrauliche Informationen aus der Organisation zu entfernen.
Wir helfen Ihnen, Verfahren für folgende Aktivitäten einzurichten:
1. Entgegennahme und Erfassung von Warnmeldungen
2. Sammlung des relevanten geschäftlichen und technischen Kontexts
3. Bewertung der Sensibilität der betroffenen Informationen
4. Feststellung, ob die Aktivität genehmigt war
5. Bewertung der möglichen Auswirkungen
6. Eskalation von Fällen mit erhöhtem Risiko
7. Eindämmung eines vermuteten Datenverlusts
8. Dokumentation von Entscheidungen und Maßnahmen
9. Abschluss der Warnmeldung oder Einleitung einer formellen Untersuchung
10. Identifizierung erforderlicher Verbesserungen an den Kontrollen
Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Festlegung der Verantwortlichkeiten von Informationssicherheit, Datenschutz, Recht, Compliance, Personalwesen, Management und weiteren relevanten Teams.
Dies ist besonders wichtig, wenn eine Untersuchung die Aktivitäten von Beschäftigten betrifft. Überwachungs- und Untersuchungsverfahren sollten angemessen, vertraulich, nachweisgestützt und mit den geltenden rechtlichen und organisatorischen Anforderungen vereinbar sein.

Ausnahmen und berechtigte Geschäftsanforderungen verwalten

Einige Beschäftigte oder Teams können einen berechtigten Grund haben, Handlungen auszuführen, die normalerweise eingeschränkt wären.
Ein Finanzteam muss beispielsweise Informationen an einen externen Wirtschaftsprüfer senden. Die Personalabteilung muss möglicherweise Mitarbeiterdaten an einen Anbieter von Sozial- oder Zusatzleistungen übermitteln. Ein technisches Team muss unter Umständen Daten in eine genehmigte Entwicklungsumgebung übertragen.
Wir helfen Ihnen, einen kontrollierten Ausnahmeprozess einzurichten, der folgende Punkte festlegt:
- wer eine Ausnahme beantragen darf
- welche geschäftliche Begründung erforderlich ist
- wer den Antrag genehmigen darf
- wie lange die Ausnahme gültig bleibt
- welche Daten, Benutzer, Systeme und Übertragungsziele erfasst werden
- welche zusätzlichen Schutzmaßnahmen erforderlich sind
- wie die Ausnahme dokumentiert und überprüft wird
- wann die Ausnahme aufgehoben werden sollte
Ausnahmen sollten nicht zu dauerhaften Umgehungslösungen werden. Regelmäßige Überprüfungen helfen festzustellen, ob sie weiterhin erforderlich sind oder ob stattdessen der zugrunde liegende Geschäftsprozess angepasst werden sollte.

Das Sicherheitsbewusstsein der Beschäftigten stärken

Beschäftigte spielen eine zentrale Rolle bei der Vermeidung von Datenverlusten. Technologien können bestimmte Handlungen erkennen oder einschränken, ersetzen jedoch keine klaren Anleitungen und verantwortungsvollen Arbeitsweisen.
Wir helfen Ihnen, praxisnahe Sensibilisierungsmaßnahmen zu entwickeln, die folgende Fragen erläutern:
- Welche Informationen gelten als sensibel?
- Wie sollten Datenklassifizierungskennzeichnungen verwendet werden?
- Welche Anwendungen und Dienste sind genehmigt?
- Wie können Informationen sicher weitergegeben werden?
- Warum führen bestimmte Handlungen zu Warnungen oder Einschränkungen?
- Wie kann eine Ausnahme beantragt werden?
- Wie wird ein vermuteter Datenverlust gemeldet?
- Was ist zu tun, wenn Informationen an die falsche Person gesendet wurden?
- Wie sollten vertrauliche Daten bei der Remote-Arbeit behandelt werden?
Die Inhalte sollten auf die jeweilige Rolle der Beschäftigten zugeschnitten sein. Eine allgemeine jährliche Schulung kann ein grundlegendes Bewusstsein schaffen. Für Teams, die regelmäßig mit personenbezogenen, finanziellen, technischen oder wirtschaftlich sensiblen Informationen arbeiten, sind gezielte Anleitungen jedoch häufig wirksamer.
Auch DLP-Warnungen können das Sicherheitsbewusstsein fördern, indem sie genau in dem Moment erscheinen, in dem eine riskante Handlung erfolgt. Eine klare Meldung kann Beschäftigten dabei helfen, einen Fehler zu korrigieren, bevor die Informationen die Organisation verlassen.

Das Programm überwachen und kontinuierlich verbessern

Risiken für Datenverluste verändern sich im Laufe der Zeit. Organisationen führen neue Systeme ein, nutzen zusätzliche Cloud-Dienste, arbeiten mit anderen Lieferanten zusammen, erweitern den Remote-Zugriff und verwenden Informationen auf neue Weise.
Wir helfen Ihnen, klare Verantwortlichkeiten, Berichtsstrukturen, Überprüfungsintervalle, Leistungskennzahlen und Prozesse für Richtlinienänderungen einzurichten.
Die Überwachung kann folgende Bereiche umfassen:
- Anzahl und Art der DLP-Warnmeldungen
- am häufigsten betroffene Informationskategorien
- wiederholt auftretende riskante Aktivitäten
- Benutzer, Systeme oder Geschäftsprozesse mit erhöhtem Risiko
- Fehlalarme und unnötige Warnungen
- blockierte und zugelassene Datenübertragungen
- genehmigte und abgelaufene Ausnahmen
- benötigte Zeit für die Überprüfung von Warnmeldungen
- Vorfälle, die aufgrund von DLP-Erkennungen festgestellt wurden
- Reaktionen der Beschäftigten auf Warnungen
- noch ausstehende Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen
Der Fokus sollte nicht ausschließlich auf der Anzahl der Warnmeldungen liegen. Eine hohe Anzahl kann auf ein erhöhtes Risiko hindeuten, aber auch ein Zeichen dafür sein, dass die Richtlinien weiter angepasst werden müssen.
Regelmäßige Überprüfungen tragen dazu bei, dass DLP-Kontrollen zuverlässig und angemessen bleiben und weiterhin mit den aktuellen geschäftlichen Prioritäten übereinstimmen.

Was CA auszeichnet

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Geschäftsorientierter Schutz

Wir beginnen mit den Informationen und Geschäftsprozessen, die für Ihre Organisation besonders wichtig sind, anstatt identische Kontrollen auf jede Datei, jedes System und alle Beschäftigten anzuwenden.

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Praxisnahe und angemessene Richtlinien

Wir schaffen ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Schutz und Produktivität. Dadurch können Risiken reduziert werden, ohne legitime Arbeitsabläufe unnötig zu beeinträchtigen.

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Verbindung mit der Datenklassifizierung

Wir stimmen DLP-Kontrollen auf den Ansatz Ihrer Organisation zur Datenerkennung und Datenklassifizierung ab. So entspricht der Schutz der Sensibilität und dem geschäftlichen Wert der jeweiligen Informationen.

⚖️

Berücksichtigung von Menschen und Prozessen

Technologie ist nur ein Bestandteil von Data Loss Prevention. Wir berücksichtigen auch Anleitungen für Beschäftigte, Verantwortlichkeiten, Untersuchungen, Eskalationen, Ausnahmen und die Überwachung durch das Management.

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Stufenweise Implementierung

Wir testen und optimieren Richtlinien, bevor strengere Einschränkungen eingeführt werden. Dadurch reduzieren wir Störungen und verbessern die Qualität der DLP-Warnmeldungen.

🧪

Koordinierte Reaktion auf Vorfälle

Wir verbinden die DLP-Überwachung mit dem Management von Datenschutzvorfällen, der Reaktion auf Cybervorfälle, rechtlichen Prüfungen und Prozessen des Personalwesens.

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Klare Verantwortlichkeiten

Wir definieren die Zuständigkeiten für Richtlinien, Warnmeldungen, Untersuchungen, Ausnahmen, Berichterstattung und kontinuierliche Verbesserungen.

⚙️

Unabhängige Beratung

Unsere Empfehlungen orientieren sich an Ihren Informationen, Arbeitsweisen, Ihrer Technologieumgebung und Ihrem Risikoprofil. Sie basieren nicht auf der Vermarktung einer bestimmten Plattform oder eines bestimmten Produkts.

Der geschäftliche Mehrwert

Data Loss Prevention mit CA ermöglicht Ihrer Organisation mehr Transparenz und Kontrolle darüber, wie sensible Informationen abgerufen, verwendet und weitergegeben werden.
Der Ansatz hilft dabei, versehentliche Offenlegungen zu reduzieren, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und zu verhindern, dass wichtige Daten an ungeeignete Speicherorte übertragen werden. Er stärkt außerdem die Fähigkeit Ihrer Organisation, nachzuweisen, dass personenbezogene, vertrauliche und regulierte Informationen durch praxisnahe und messbare Kontrollen geschützt werden.
Ein gut entwickeltes DLP-Programm unterstützt Beschäftigte, anstatt sie lediglich zu überwachen. Klare Anleitungen, angemessene Warnungen und sichere Alternativen helfen ihnen, beim Umgang mit sensiblen Daten bessere Entscheidungen zu treffen.
DLP verbessert zudem die Reaktion auf Vorfälle. Wenn eine unangemessene Datenübertragung oder eine ungewöhnliche Aktivität festgestellt wird, verfügt die Organisation über klarere Informationen, definierte Verantwortlichkeiten und einen etablierten Prozess für die Untersuchung und Reaktion.
Das Programm kann darüber hinaus umfassendere Probleme im Informationsmanagement sichtbar machen. Wiederkehrende Warnmeldungen können auf zu weitreichende Zugriffsrechte, eine unklare Klassifizierung, eine unnötige Datenerhebung, ungeeignete Speicherorte oder Geschäftsprozesse hinweisen, die neu gestaltet werden sollten.
Vor allem ermöglicht Data Loss Prevention der Organisation, Informationen mit größerem Vertrauen zu nutzen. Beschäftigte können zusammenarbeiten, kommunizieren und neue Technologien einsetzen, während das Unternehmen eine angemessene Transparenz und Kontrolle über seine wichtigsten Daten aufrechterhält.

Nächster Schritt

Der Schutz sensibler Informationen erfordert mehr als die Blockierung von Dateien oder die Erzeugung von Warnmeldungen.
Kontaktieren Sie CA für ein unverbindliches Erstgespräch. Wir helfen Ihnen, die wichtigsten Risiken für Datenverluste zu identifizieren, Ihre bestehenden Kontrollen zu bewerten und ein praxisnahes DLP-Programm zu entwickeln, das Informationen schützt und gleichzeitig die Arbeitsweise Ihrer Organisation unterstützt.