Datenerkennung und Datenklassifizierung

Organisationen erstellen, empfangen und speichern täglich große Mengen an Informationen. Diese Daten können sich in Geschäftsanwendungen, Cloud-Plattformen, gemeinsam genutzten Laufwerken, E-Mail-Systemen, Datenbanken, auf Endgeräten von Beschäftigten, in Archiven und bei externen Dienstleistern befinden.

Mit der Zeit wird es immer schwieriger, genau nachzuvollziehen, welche Informationen vorhanden sind, wo sie gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und ob sie weiterhin aufbewahrt werden müssen. Sensible Daten können an unerwarteten Orten gespeichert, in mehreren Systemen dupliziert oder umfassender als notwendig weitergegeben werden.

Datenerkennung und Datenklassifizierung helfen Ihnen dabei, ein klareres Bild Ihrer Informationsumgebung zu gewinnen. Bei CA unterstützen wir Organisationen dabei, wichtige Daten zu lokalisieren, ihre Sensibilität und ihren geschäftlichen Wert zu verstehen und geeignete Kontrollen entsprechend dem erforderlichen Schutz und der vorgesehenen Nutzung der Informationen einzuführen.

Warum das wichtig ist

Informationen lassen sich nicht wirksam schützen, wenn Sie nicht wissen, wo sie sich befinden oder was sie enthalten.
Viele Organisationen verfügen bereits über Sicherheitsrichtlinien, Aufbewahrungsanforderungen, Zugriffskontrollen und Datenschutzverfahren. Diese Maßnahmen können jedoch nicht konsequent angewendet werden, wenn der Organisation die notwendige Transparenz über ihre Daten fehlt.
Ein Dokument mit personenbezogenen, finanziellen, geschäftlichen, technischen oder vertraulichen Informationen kann auf den ersten Blick wie eine gewöhnliche Geschäftsdatei aussehen. Ohne einen wirksamen Klassifizierungsprozess erkennen Beschäftigte und Systeme möglicherweise nicht, dass diese Datei einen stärkeren Schutz erfordert.
Datenerkennung und Datenklassifizierung helfen Ihnen dabei:

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Ihre vorhandenen Informationen zu verstehen

Identifizieren Sie wichtige, vertrauliche, personenbezogene, regulierte oder geschäftskritische Daten in verschiedenen Systemen, Anwendungen, Geräten und Speicherorten.

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Sensible Daten an unerwarteten Speicherorten zu finden

Erkennen Sie Informationen, die möglicherweise kopiert, übertragen, archiviert oder außerhalb der dafür vorgesehenen Umgebung gespeichert wurden.

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Einen angemessenen Schutz anzuwenden

Stimmen Sie Sicherheits-, Zugriffs-, Verarbeitungs-, Aufbewahrungs- und Überwachungskontrollen auf die Sensibilität und Bedeutung der jeweiligen Informationen ab.

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Unnötige Risiken zu reduzieren

Identifizieren Sie duplizierte, veraltete, übermäßig umfangreiche oder unzureichend kontrollierte Daten, die vermeidbare Sicherheits-, Compliance- und Betriebsrisiken verursachen können.

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Fundierte Entscheidungen zu unterstützen

Vermitteln Sie den Geschäfts-, Sicherheits-, Technologie-, Datenschutz- und Compliance-Teams ein gemeinsames Verständnis der wichtigsten Informationswerte Ihrer Organisation.

Unser Ansatz

Wir verbinden die technische Datenerkennung mit einem praxisnahen Verständnis dafür, wie Informationen die Organisation und ihre Geschäftsprozesse unterstützen.
Unser Ziel besteht nicht lediglich darin, eine Liste von Dateien zu erstellen oder Daten mit Kennzeichnungen zu versehen. Wir helfen Ihnen, einen Klassifizierungsansatz zu etablieren, den Beschäftigte verstehen, der durch Technologie unterstützt werden kann und den Ihre Organisation langfristig aufrechterhalten kann.

Ihre Informationsumgebung verstehen

Zu Beginn ermitteln wir, wo Informationen erstellt, empfangen, gespeichert, verarbeitet, weitergegeben und archiviert werden.
Dazu können Cloud-Dienste, Plattformen für die Zusammenarbeit, Datenbanken, Geschäftsanwendungen, gemeinsam genutzte Ordner, E-Mail-Systeme, Endgeräte von Beschäftigten, Sicherungskopien und externe Dienstleister gehören.
Wir betrachten außerdem, wie die verschiedenen Bereiche Ihrer Organisation Informationen nutzen. Welche Daten unterstützen wesentliche Dienstleistungen und Geschäftsprozesse? Wo werden personenbezogene oder vertrauliche Informationen verarbeitet? Welche Systeme enthalten wirtschaftlich sensible Datensätze? Welche Informationen würden bei einer Offenlegung, Veränderung, einem Verlust oder einer Nichtverfügbarkeit die größten Auswirkungen verursachen?
Dadurch entsteht ein klareres Bild der Datenlandschaft Ihrer Organisation. Gleichzeitig können der Umfang und die Prioritäten der Datenerkennung festgelegt werden.

Daten erkennen und analysieren

Wir identifizieren Daten in den vereinbarten Systemen und Speicherorten. Abhängig von der jeweiligen Umgebung kann dies automatisierte Scans, gezielte Suchvorgänge, Dokumentenprüfungen, Metadatenanalysen, Gespräche mit Datenverantwortlichen und die Bewertung vorhandener Datenbestände umfassen.
Der Erkennungsprozess konzentriert sich auf Informationen, die möglicherweise besondere Aufmerksamkeit erfordern. Dazu gehören unter anderem personenbezogene Daten, Finanzunterlagen, Mitarbeiterinformationen, Kundendaten, Verträge, geistiges Eigentum, Sicherheitsdokumentationen, technische Informationen und andere vertrauliche Geschäftsunterlagen.
Wir untersuchen zudem, wie die Daten innerhalb der Organisation verteilt sind. Sensible Informationen können zwar in genehmigten Systemen gespeichert sein, zusätzliche Kopien können jedoch auch in E-Mail-Anhängen, lokalen Ordnern, Testumgebungen, Kollaborationsbereichen, Archiven oder auf Plattformen von Lieferanten vorhanden sein.
Die Ergebnisse zeigen, wo wichtige Informationen konzentriert sind und an welchen Stellen sie möglicherweise unnötigen Risiken ausgesetzt werden.

Ein Klassifizierungsmodell entwickeln und anwenden

Wir unterstützen Sie bei der Entwicklung eines Klassifizierungsmodells, das die tatsächlich vorhandenen Informationen, das Risikoprofil, die Arbeitsweisen und die regulatorischen Verpflichtungen Ihrer Organisation berücksichtigt.
Das Modell kann Kategorien wie „öffentlich“, „intern“, „vertraulich“ und „streng vertraulich“ umfassen. Die Anzahl und die Bezeichnungen der Klassifizierungsstufen sollten jedoch praxisnah bleiben. Ein komplexes Modell mit zu vielen Kategorien kann für Beschäftigte schwer verständlich sein und lässt sich möglicherweise nicht konsequent anwenden.
Für jede Klassifizierungsstufe definieren wir klare Kriterien und Anforderungen an den Umgang mit den Informationen. Diese können den Zugriff, die Weitergabe, die Speicherung, Verschlüsselung, Übertragung, den Ausdruck, die Aufbewahrung, die Löschung und die Nutzung externer Dienste betreffen.
Wo es sinnvoll ist, unterstützen wir Sie außerdem bei der Festlegung von Regeln für eine automatisierte oder empfohlene Klassifizierung. Auf diese Weise können Technologien gängige Datentypen erkennen und geeignete Kennzeichnungen vorschlagen oder automatisch anwenden. Gleichzeitig bleibt eine angemessene menschliche Kontrolle gewährleistet.

Kontrollen verbessern und die Klassifizierung verankern

Eine Klassifizierung schafft nur dann einen Mehrwert, wenn aus ihr konkrete Schutzmaßnahmen entstehen.

Wir helfen Ihnen dabei, die verschiedenen Klassifizierungsstufen mit praxisgerechten Sicherheits- und Informationsmanagementkontrollen zu verknüpfen. So können streng vertrauliche Informationen beispielsweise stärkere Zugriffsbeschränkungen, eine Verschlüsselung, zusätzliche Überwachungsmaßnahmen oder Einschränkungen bei der externen Weitergabe erfordern.

Darüber hinaus unterstützen wir die Integration der Klassifizierung in alltägliche Prozesse wie die Erstellung von Dokumenten, die Zusammenarbeit, die E-Mail-Kommunikation, die Einbindung von Lieferanten, die Systementwicklung, die Datenaufbewahrung, die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle und die Einarbeitung neuer Beschäftigter.

Klare Anleitungen und gezielte Schulungen helfen den Beschäftigten zu verstehen, was die einzelnen Kennzeichnungen bedeuten, wann sie anzuwenden sind und wie klassifizierte Informationen behandelt werden müssen.

Das Programm überwachen, überprüfen und weiterentwickeln

Informationsumgebungen verändern sich kontinuierlich. Neue Systeme werden eingeführt, Geschäftsprozesse weiterentwickelt, Beschäftigte wechseln ihre Rollen, Lieferanten ändern sich und Daten werden in neuen Formaten und an neuen Speicherorten erstellt.

Wir unterstützen Sie bei der Festlegung von Verantwortlichkeiten, Überprüfungsintervallen, Berichtsverfahren, Ausnahmeprozessen und Messgrößen zur Überwachung der Wirksamkeit des Klassifizierungsprogramms.

Dazu können die Überwachung der Speicherorte sensibler Daten, die Überprüfung von Zugriffsberechtigungen, die Identifikation ungewöhnlicher Weitergabeaktivitäten, die Messung des Klassifizierungsgrads und die Kontrolle der Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschanforderungen gehören.

Regelmäßige Überprüfungen tragen dazu bei, dass das Programm relevant bleibt und weiterhin die technologischen Rahmenbedingungen, die Informationsbestände und die geschäftlichen Prioritäten Ihrer Organisation widerspiegelt.

Was CA auszeichnet

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Geschäftsorientierte Datenerkennung

Wir behandeln nicht alle Informationen als gleich wichtig. Unser Fokus liegt auf den Daten, die für Ihre Geschäftsabläufe, Kunden, Beschäftigten, regulatorischen Verpflichtungen und strategischen Ziele besonders relevant sind.

🛡️

Praxisnahe Klassifizierungsmodelle

Wir entwickeln Klassifizierungsstrukturen, die für Beschäftigte verständlich und gleichzeitig einfach genug sind, um konsequent angewendet zu werden.

🤝

Verknüpfung von Kennzeichnungen und Kontrollen

Wir stellen sicher, dass die Klassifizierung zu konkreten Schutzmaßnahmen führt und nicht lediglich zu einer administrativen Aufgabe wird.

⚖️

Technologieunabhängige Beratung

Wir bewerten zunächst Ihre Anforderungen, bevor wir Prozesse oder technische Funktionen empfehlen. Unsere Beratung richtet sich nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation und nicht nach der Vermarktung eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Plattform.

🔗

Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams

Wir bringen Geschäftsverantwortliche, Technologie-Teams, Sicherheitsspezialisten, Datenschutzexperten, Compliance-Funktionen und Informationsmanager zusammen, um einen gemeinsamen Ansatz zu entwickeln.

⚙️

Unterstützung während des gesamten Informationslebenszyklus

Unser Ansatz berücksichtigt, wie Informationen erstellt, abgerufen, genutzt, weitergegeben, aufbewahrt, archiviert und sicher gelöscht werden.

Der geschäftliche Mehrwert

Datenerkennung und Datenklassifizierung mit CA ermöglichen Ihrer Organisation eine bessere Transparenz und Kontrolle über ihre Informationen.
Sie helfen dabei, sensible Daten zu identifizieren, unnötige Risiken zu reduzieren, Zugriffsentscheidungen zu verbessern und Sicherheitskontrollen einheitlicher anzuwenden. Gleichzeitig unterstützen sie die Einhaltung regulatorischer Anforderungen, indem sie einen klareren Überblick darüber vermitteln, wo regulierte Informationen gespeichert sind und wie mit ihnen umgegangen wird.
Ein praxisnahes Klassifizierungsprogramm kann die Menge der ohne klaren Zweck aufbewahrten Daten reduzieren, eine unangemessene Weitergabe einschränken und die Fähigkeit Ihrer Organisation verbessern, auf Sicherheitsvorfälle, Audits, Betroffenenanfragen, Kundenbewertungen und regulatorische Anfragen zu reagieren.
Darüber hinaus hilft es den Beschäftigten, bessere Entscheidungen zu treffen. Wenn Informationen eindeutig klassifiziert und die Anforderungen an ihre Handhabung leicht verständlich sind, sinkt das Risiko, dass sensible Daten falsch gespeichert, weitergegeben oder gelöscht werden.
Vor allem bilden Datenerkennung und Datenklassifizierung eine wichtige Grundlage für den umfassenden Schutz von Informationen. Sie unterstützen die Verhinderung von Datenverlusten, die Steuerung von Zugriffsrechten, das Aufbewahrungsmanagement, die Cloud-Sicherheit, den Datenschutz, die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle und den verantwortungsvollen Einsatz von Technologien wie künstlicher Intelligenz.

Nächster Schritt

Ein wirksamer Informationsschutz beginnt mit dem Wissen, welche Daten Ihre Organisation besitzt und wo diese gespeichert sind.
Kontaktieren Sie CA für ein unverbindliches Erstgespräch. Wir helfen Ihnen dabei, Ihre wichtigsten Informationen zu identifizieren, deren Speicherorte zu verstehen und einen praxisnahen Klassifizierungsansatz zu entwickeln, der Sicherheit, Compliance und eine verantwortungsvolle Datennutzung unterstützt.