KI-Anbieter werben häufig mit kostspieligen „KI-Transformationen“, die für Fortune-500-Unternehmen entwickelt wurden. Diese Lösungen sind teuer und erfordern dedizierte Implementierungsteams. Gleichzeitig sind speziell für mittelständische Unternehmen entwickelte Tools oft zu einfach für bereichsübergreifende Prozesse und können mit dem Wachstum des Unternehmens nicht ausreichend skalieren.
Wie findet man den richtigen Mittelweg? Um leistungsfähige Lösungen ohne unnötige Komplexität und Kosten einzusetzen, sollte die Einführung künstlicher Intelligenz (1) eine sorgfältige Planung im Vorfeld zum Schutz bestehender Prozesse und (2) eine agile Umsetzung für einen schnellen, messbaren ROI kombinieren.
Phase 1: Bewerten Sie die KI-Bereitschaft Ihres Unternehmens
KI funktioniert nur mit hochwertigen Daten. Bevor Sie Geld investieren, sollten Sie folgende Fragen beantworten:
- Können Sie feststellen und dokumentieren, wo sich Ihre wichtigsten Daten befinden?
- Können Sie deren Qualität beurteilen? Haben Sie eine Möglichkeit, veraltete Daten zu erkennen? Können Sie Duplikate und Inkonsistenzen systematisch beseitigen?
- Verfügen Sie über eine zentrale Datenquelle, also einen vertrauenswürdigen Ort mit der aktuellsten und korrekten Version Ihrer Daten?
Diese Prüfungen zeigen, ob Ihre Daten für KI bereit sind. Wenn Sie nicht beide Fragen sicher beantworten können, sollten Sie zunächst Ihre Daten bereinigen und strukturieren.
Phase 2: Wählen Sie einen schnellen Use Case mit geringer Komplexität
Der erste Schritt bei der KI-Einführung sollte sich auf einen wirkungsvollen, aber klar abgegrenzten Prozess konzentrieren. Viele mittelständische Unternehmen beginnen mit:
- der Weiterleitung und Erstellung von Antworten auf Kundenanfragen,
- der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung,
- der Zusammenfassung von Verkaufsgesprächen und der automatischen Eingabe in das CRM.
Für solche klar abgegrenzten Anwendungsfälle sind vorgefertigte Tools oft die beste Lösung. Mit einem Spezialisten für KI-Implementierung wie unserem CA-Team lassen sich solche Lösungen häufig innerhalb weniger Wochen einführen. Sie müssen nicht sofort eine individuelle Anwendung entwickeln, insbesondere wenn Ihr Unternehmen nicht über einzigartige proprietäre Daten verfügt, die einen solchen Entwicklungsaufwand rechtfertigen.
Phase 3: Führen Sie einen zeitlich begrenzten Proof of Concept (PoC) durch
Bevor Sie eine größere Einführung starten, sollten Sie das Tool in einem risikoarmen Szenario innerhalb eines festgelegten Zeitraums von vier bis sechs Wochen testen. Wählen Sie eine kleine Gruppe interessierter Nutzer aus und verwenden Sie reale Daten, anstatt übermäßig bereinigte Beispieldaten einzusetzen. Legen Sie konkrete Kennzahlen fest, beispielsweise „Reduzierung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit um 20 %“.
Führen Sie wöchentliche Abstimmungen durch, um Probleme frühzeitig zu erkennen. Während dieser Validierungsphase sollten Sie (1) qualitatives und quantitatives Feedback kontinuierlich dokumentieren und (2) mögliche Widerstände der Nutzer aktiv begleiten.
Am Ende der Testphase sollte ein PoC-Bericht vorliegen, der die Leistung des Tools anhand der definierten Zielwerte bewertet. Führen Sie auch mögliche Integrationsprobleme auf. Der PoC sollte ausreichend belastbare Erkenntnisse liefern, um eine abschließende Go-/No-Go-Entscheidung zu ermöglichen.
Phase 4: Führen Sie das KI-Tool ein
Bestimmen Sie in jeder betroffenen Abteilung interne Ansprechpartner, die ihren Kollegen helfen, sich mit dem KI-Einführungsprozess vertraut zu machen.
Ebenso wichtig sind rollenspezifische Schulungen und kontinuierliche Unterstützung, um die Akzeptanz zu fördern. Wenn Mitarbeitende das Tool ablehnen oder befürchten, dass es ihre Arbeitsplätze ersetzt, war die Investition möglicherweise vergeblich.
Das Team von CA aus Spezialisten für KI-Implementierung unterstützt Sie bei der Entwicklung eines KI-Einführungsplans. Damit können Sie zunächst prüfen, ob ein Anwendungsfall weitere Investitionen rechtfertigt, bevor Sie die Lösung skalieren. Kontaktieren Sie uns, um zu starten.
